Issues - organisatieadvies en -ondersteuning

Issues bv

Delftsestraatweg 185
2645 BA Delfgauw

T 015 - 380 94 35
M 06 - 288 43 287
E ruud.wijtman@issues.nl
I www.issues.nl

Praktijk

issues heeft voor haar opdrachtgevers vele opdrachten van uiteenlopende aard uitgevoerd. In onderstaande beschrijving krijgt u een indruk van de aard van de opdrachten, werkzaamheden en behaalde resultaten in de afgelopen jaren. Wilt u meer weten over onze aanpak en ervaring of een indicatie van de mogelijke verbetering van uw dienstverlening en/of te behalen besparingen in uw organisatie, neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Hieronder vindt u een greep uit de ervaringen van issues.

Adviseur - verkoop niet strategisch vastgoed Ziekenhuis

In collegiale samenwerking met Elders Consultancy. Verkoop van niet strategisch vastgoed van een ziekenhuis.

Adviseur - opstellen strategisch huisvestingsplan intramuraal en extramuraal

In collegiale samenwerking met Elders Consultancty. In het kader van een herstelplan opstellen van een strategisch huisvestingsplan, coordinatie extramurale locaties.

Progammamanager huisvesting bij landelijke overheidsorganisatie

Opstellen meerjarenhuisvestingsplan, besparingsdoelstelling, ketensamenwerking, aanhuur en afstoten locaties.

Projectmanager huisvesting bij landelijke overheidsorganissatie (1.000 fte)

Opstellen meerjarenhuisvestingsplan, besparingsdoelstelling, aanhuur en afstoten locaties, nieuwe inrichtingsconcept

Manager vastgoed bij landelijke overheidsorganisati (20.000 fte)

Opstellen meerjarenhuisvestingsplan, besparingdoelstelling, aanhuur en afstoten locaties, nieuwe inrichtingconcept.

Plan van aanpak beheer gegevens en tekeningen (BIM) – tbv Academisch Ziekenhuis

De opdrachtgever (academisch ziekenhuis) zit midden in een grootschalig nieuwbouwproject, daarnaast op het complex gerenoveerd en gesloopt . De bouwpartners werken met de nieuwste software voor hun informatievoorziening en prefabricatie. Deze informatie, in de vorm van een database en 3D tekeningen, zijn van grote waarde voor de beheerorganisatie. Daarnaast is er een bestaande situatie met 2D tekeningen en een aantal  grote renovatieprojecten waar in toenemende mate in 3D getekend wordt.

De opdracht is om een plan van aanpak op te stellen voor het toekomstig beheer van gegevens en tekeningen. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn: hoe  het ziekenhuis de informatiestroom vanuit de nieuwbouw  in haar organisatie kan opvangen en zodanig opslaan en bijhouden, dat het beheren en onderhouden van de gebouwen en de ondersteuning  van het  primaire proces vanuit deze informatie voor de komende jaren gewaarborgd blijft. Hoe om te gaan met de migratie van tekeningen van bestaande gebouwen (2D) en grote renovatieprojecten die in 3D getekend worden. Welke stappen er nodig zijn en wanneer deze uitgevoerd moeten worden. Wat de organisatorische consequenties zijn en wat de financiële consequenties zijn.

Opstellen huisvestingsplan organisatie (ca. 2.000 fte)

Optellen huisvestingsplan voor een organisatie waarbinnen een aantal bedrijfsonderdelen zijn gefuseerd en waarbij activiteiten anders ingericht en geografisch herverdeeld/nog te verdelen dienen te worden.  Met alle betrokken partijen dient vanuit een actieve trekkersrol een proces op gang geholpen te worden tot en met een afgeronde advisering.  Het inzichtelijk maken van de huisvestingsbehoeften van diverse bedrijfsonderdelen. Deze behoefte dient te worden afgezet tegen de huidige mogelijkheden in bestaande kantoren, respectievelijk nieuw te benoemen kantoren.

Advies en coördinatie – overheidsorganisatie (164 locaties – 19.000 fte)

Voor een overheidsorganisatie dienen ca. 100 locaties afgestoten te worden en deel nieuwe locaties in gebruik te worden genomen. issues is betrokken voor de coördinatie van de vastgoedtrajecten, ondersteuning bij het opstellen van het meerjarenhuisvestingsplan, planningen,  het opstellen van ruimtelijke en functionele programma's van eisen, ondersteuning OR trajecten, het maken van huisvestingsanalyses en rapportages t.a.v. de exploitatiekosten huisvesting.

Coordinatie: Herijking programma van eisen landelijke overheidsorganisatie

Het programma van eisen van de 130 vestigingen dient vanwege wijzigingen in de organisatie en processen geactualiseerd te worden. issues heeft opdracht gekregen om samen met de medewerkers het programma van eisen te herijken (functioneel, ruimtelijk, technisch). Gezien de verschillende huur- en verhuursituaties (m2, werkplekken, faciliteiten) en analoog op facilitair gebied, is tevens de behoefte om dit voor nieuwe situaties gestructureerd op te zetten middels standaard overeenkomsten.

Projectleiding: Cyclotron en gerelateerde laboratoria

Voor een Academisch ziekenhuis is issues bezig met de voorbereidingen van de bouw van een Cyclotron en gerelateerde laboratoria. Gedurende dit traject is ondersteuning verleend bij het opstellen van de businesscase, voorbereiding herhuisvestingstrajecten, etc.

Advisering: Huisvestingsbeleid academisch ziekenhuis (365.000 m2)

Voor een academisch ziekenhuis is issues als adviseur huisvestingsbeleid betrokken bij de coördinatie van zeer uiteenlopende huisvestingsaanvragen (kantoor, OK, laboratoria, installaties, terreinen, etc,). Huisvestingsvragen dienen te worden getoetst op nut en noodzaak. De werkzaamheden bestaan uit het maken van huisvestingsanalyses, huisvestingsvoorstellen, bijdrage businesscases, etc. Gezien de complexe omgeving in verband met nieuwbouw op het bestaande terrein is een nauwe afstemming met alle betrokken afdelingen cruciaal.

Projectleider implementatie aanbesteding onderhoud gebouw gebonden installaties

Voor een academisch ziekenhuis (365.000 m2) was issues verantwoordelijk voor de implementatie van een Europese aanbesteding van het onderhoud van technische installaties. Na de aanbesteding was er een leverenacierswisseling voor zowel het preventief als correctief onderhoud. Tijdens de implementatieperiode diende de oude leverancier de werkzaamheden af te ronden, terwijl de nieuwe leverancier de zaken moest overnemen. In de implementatieperiode diende de nieuwe leverancier bekend te worden met de gebouwen, installaties, procedures, systemen, etc. Tevens diende de interne organisatie ook bekend te worden gemaakt met het nieuwe contract en gewijzigde processen. Gezien de aard van de werkzaamheden in een academische omgeving is een dergelijke wisseling van de wacht zeer complex.

Coordinatie: Kostenreductieprogramma landelijke arbodienst (120.000 m2)

Voor een landelijk opererende arbodienst heeft issues samen met Elders Consultancy de coördinatie gehad over een kostenreductieprogramma. Door een 'sale and lease back'-constructie zijn eigendomspanden verkocht, vervolgens panden afgestoten, huurcontracten afgekocht en panden (deels) onderverhuurd. Bij de start van het programma bedroeg het huisvestingsbestand 120.000 m2, na vier jaar was er nog 50.000 m2 in beheer en was het aantal vestigingen aanzienlijk afgenomen. Naast de kostenreductie is tevens het vastgoedbeheer opgezet, zijn programma’s van eisen vastgesteld en diverse bezettingsgraadonderzoeken uitgevoerd.

Advisering: Facilitaire jaar- en businessplannen

issues wordt regelmatig ingeschakeld om facilitaire jaar- en businessplannen op te stellen. Door het (tijdig) opstellen van een jaarplan en begroting worden facilitaire organisaties gedwongen om na te denken over hun doelstellingen en prioriteiten. Businessplannen worden doorgaans opgesteld bij het opzetten van een (nieuwe) facilitaire organisatie, bijvoorbeeld na een fusie. Deze momenten worden vaak benut om de missie, visie en meerjarendoelstellingen te formuleren en budgetten te verkrijgen voor de implementatie.

Projectleiding: Onderzoek nulmeting communicatiekanalen overheidsorganisatie

Voor een landelijk opererende overheidsorganisatie heeft issues als deelprojectleider een onderzoek uitgevoerd naar de communicatiekanalen post en front offices. De organisatie wil een verschuiving van communicatiekanalen bewerkstelligen: meer internet en telefonie, minder post en fysieke klantcontacten. Om inzicht te verkrijgen in de poststromen (in- en uitgaand en ook wat inhoud betreft) en fysieke klantcontacten (gepland en ongepland) is een uitgebreide nulmeting verricht, welke als basis fungeerde voor vervolgtrajecten.

Projectleiding: Opzetten van ruimtebeheer tijdens fusietraject

Voor een overheidsorganisatie heeft issues tijdens het fusietraject (6 partijen, 180 locaties, 530.000 m2, 23.000 medewerkers) het ruimtebeheer opgezet. De organisatie stond aan het begin van een grote herhuisvestingoperatie. De investeringen voor het opzetten van het ruimtebeheer zijn in ruime mate terugverdiend. Door het opzetten van het ruimtebeheer was de organisatie in staat om:
  • huisvestingsanalyses te maken (o.a. aantal m2/fte/pand en divisie);
  • huisvestingskosten en facilitaire kosten door te belasten;
  • inzicht te verkrijgen in het ruimtegebruik van de divisies/afdelingen per pand;
  • normatief te budgetteren (aantal m2 per fte/afdeling);
  • inzicht te verkrijgen in verborgen en harde leegstand;
  • inzicht te verkrijgen in het aantal werkplekken per pand;
  • BHV-tekeningen op te stellen;
  • inrichtingstekeningen te maken.

Projectleiding: Opzetten van vastgoedbeheer bij een landelijke overheidsorganisatie

Voor een landelijke overheidsorganisatie heeft issues het vastgoedbeheer opgezet. De werkzaamheden bestonden uit:
  • het lezen en controleren van alle huur- en onderverhuurcontracten;
  • het functioneel aan laten passen van een database t.b.v. contractenbeheer;
  • het opstellen en implementeren van huisvestingsprocedures (verwerven en afstoten);
  • het opstellen van formats voor aan te huren en te verlaten panden (checklist en opleverprotocol);
  • het invoeren van de gegevens in de contractenbeheerdatabase;
  • het op orde brengen van alle dossiers en ordners;
  • de organisatorische inbedding van contractbeheer in de organisatie;
  • het maken van managementrapportages.
Naast de contractgegevens werden ook de volgende zaken op orde gebracht:
  • inventarisatie en registratie servicekosten;
  • inventarisatie en registratie gebruiksvergunningen;
  • inventarisatie en registratie kadastergegegens;
  • inventarisatie en registratie eigenaars- en beheerdersgegevens;
  • controle facturatie onderverhuurders;
  • controle m2 volgens contract- en ruimtebeheer;
  • WOZ-waarden registratie.

Projectleiding: Opzetten en invullen van een frontdesk functie (ca 75 locaties)

Voor een verzekeringsconcern heeft issues een frontdeskfunctie opgezet en ingevuld ten behoeve van de huisvesting van dit concern en aantal dochterondernemingen. De werkzaamheden bestonden uit:
  • het verzamelen en bundelen van de huurcontractgegevens van 130 panden in één overzicht;
  • het tijdelijk uitvoeren van het beheer van de huur- en facilitaire contracten;
  • het opstellen van een huisvestingsbeleid;
  • de daadwerkelijke invulling van de frontdeskfunctie.

Projectleiding: Opzetten van contractbeheer

Voor diverse (grotere) organisaties heeft issues het contractbeheer opgezet. Het opzetten van contractbeheer bestaat doorgaans uit de volgende stappen:
  1. Inventarisatie en analyse organisatie.
  2. Inventarisatie en analyse contracten.
  3. Inventarisatie informatiebehoefte.
  4. Inventarisatie en analyse financiën.
  5. Inventarisatie huidige processen.
  6. Op orde brengen van de fysieke dossiers.
  7. Vastleggen gegevens in een contractendatabase.
  8. Opzetten van de contractbeheer organisatie.
  9. Evaluatie en nazorg.
Het vastleggen van contracten wordt gedaan in een contractendatabase. De database wordt gebruikt als basis voor de registratie van de inhoud, bewaking op einddata en controle van contractfacturen. Daarnaast kan de database worden ingezet als sturingselement voor het optimaliseren van contracten en reduceren van leveranciers en factuurstromen. Op basis van de inventarisatie van de aanwezige contracten wordt vastgesteld welke documenten minimaal in het dossier moeten zitten en op welke wijze de contractendossiers opgebouwd moeten worden. Ieder contract krijgt een eigen dossier met een duidelijk label.

Advisering: Ondersteuning (landelijke) herhuisvestingoperatie

issues heeft ondersteuning geleverd bij een landelijke herhuisvestingoperatie. De werkzaamheden bestonden uit:
  • ondersteuning bij het maken van het meerjaren huisvestingsplan, de coördinatie van bezettingsgraad onderzoeken en het maken van investeringsvoorstellen;
  • opstellen van huisvestingsanalyses en huisvestingsplannen;
  • opstellen van huisvestingsprocedures en beslisdocumenten voor verwerven en afstoten;
  • coördinatie opzetten van een model van ruimtenormering op basis van de diverse programma's van eisen.

Projectleiding: Coördinatie uitrol 350 werkplekken op 130 frontoffice locaties

Voor een landelijke overheidsorganisatie heeft issues de coördinatie van de uitrol van 350 werkplekken (frontoffice medewerkers) op 130 locaties uitgevoerd. De werkzaamheden bestonden uit:
  • het opstellen van een plan van aanpak huisvesting en faciliteiten;
  • het opstellen van een programma van eisen huisvesting en faciliteiten;
  • een inventarisatie van de werkplekken op de locaties;
  • de coördinatie van de uitrol van de werkplekken en faciliteiten;
  • overleg met ICT inzake uniformering en aanpassing van de infrastructuur en werkplekken;
  • het opstellen van een intentie- en mantelovereenkomst voor vastgoed en faciliteiten.

Advisering: Opstellen afdelingsplan 'huisvesting- en vastgoedbeheer'

issues heeft voor een grote landelijke organisatie een inrichtings- en jaarplan opgesteld voor de afdeling huisvesting- en vastgoedbeheer. In het document komen de volgende zaken aan de orde:
  • organisatorische inrichting;
  • taken en verantwoordelijkheden;
  • functiebeschrijvingen;
  • doelstellingen en financiën.

Projectondersteuning: Diverse werkzaamheden bij een verzekeringsconcern

Bij een verzekeringsconcern heeft issues de ondersteuning geleverd voor diverse werkzaamheden op het gebied van huisvesting. Denk hierbij aan:
  • de werving en selectie van nieuwe (huur)panden;
  • het aanhuren, afstoten, verlengen en afkopen van huurovereenkomsten;
  • het ondersteunen van verbouw en verhuistrajecten;
  • het ondersteunen van huisvestingsintegratietrajecten van twee dochterondernemingen.

Projectleiding: Diverse projectwerkzaamheden bij een zelfstandig facilitair bedrijf

Bij een zelfstandig facilitair bedrijf heeft issues de ondersteuning geleverd voor diverse werkzaamheden. Denk hierbij aan:
  • ondersteuning bij projectoptimalisatie en uniformering van inkoopprocessen;
  • ondersteuning implementatie bij Europese aanbestedings trajecten;
  • projectleiding van implementatie van een landelijk te gebruiken elektronisch inkoop- en bestelsysteem;
  • opstellen producten- en dienstencatalogus, mantelovereenkomsten en service level agreements (SLA's) met 12 werkmaatschappijen;
  • opzetten van tekeningen- en ruimtebeheer (150.000 m2), uitbesteding van tekenwerk;
  • begeleiding opzetten frontdesk.
  • Advisering: Verzekeringsconcern

    Advies inzake de organisatie van het wagenparkbeheer, contractbeheer, huisvesting, inkoop, postkamer, repro in verband met samenwerking van werkmaatschappijen binnen een verzekeringsconcern en als gevolg daarvan het integreren van de facilitaire diensten. Daarnaast algemene ondersteuning op ad hoc basis bij een integratietraject, opstellen van een producten- en dienstencatalogus en ondersteuning bij ondernemingsraadtrajecten.

    Advisering: Quick scan facilitaire organisaties fusiepartners landelijke overheidsinstantie

    Quick Scan van overdrachtsdossiers i.v.m. fusie van diverse facilitaire organisaties binnen een overheidsorganisatie. Daarbij ook controle uitgevoerd op personeelsaspecten, financiën, uitvoering, risico's, etc.

    Projectleiding: Splitsing zelfstandig facilitair bedrijf overheidsinstantie

    Begeleiden van de splitsing in zowel juridisch, personeel en financieel opzicht van een zelfstandig facilitair bedrijf. Vervolgens het onderbrengen en opzetten van het afgesplitste deel van het facilitair bedrijf bij de ontvangende werkmaatschappij.

    Advisering: Producten- en dienstencatalogus, SLA’s

    issues heeft voor diverse opdrachtgevers producten- en dienstencatalogi geschreven. De informatie wordt vergaard middels documenten uit de organisatie en/of gesprekken met betrokkenen. Het beleid van de organisatie vormt het uitgangspunt. De producten- en dienstencatalogus wordt op een overzichtelijk manier opgebouwd. De klant ontvangt een kant-en-klaar document in de huisstijl van de organisatie. Indien gewenst wordt de producten- en dienstencatalogus geplaatst op de website van de facilitaire organisatie.

    Advisering: Dossier en archiefbeleid

    Voor een uitvoeringsorgaan hebben wij een plan van aanpak opgesteld voor een landelijk dossier-en archiefbeleid.